Strikt vertrouwelijk (deel 2): ombudslui en aanspreekpunten voor studenten

Studenten zijn veel mondiger dan vroeger, en gelijk hebben ze, aldus professor Dirk Van Gerven, coördinator Studentenbeleid. Steeds vaker doen ze een beroep op de aanspreekpersonen en ombudslui die er voor hen voorzien zijn. Een overzicht van het aanbod.

Wellicht het vaakst geconsulteerd zijn de examenombudsen, voor wie het binnenkort weer volop werken geblazen is. Dit instituut behoeft weinig krans, de eerste lichting ombudsen dateert van eind jaren ‘70 -de K.U.Leuven was daarmee toen een voorloper. Professor -toen nog assistent- Van Gerven was één van hen: “Ik was de enige ombuds voor de hele Faculteit Lichamelijke Opvoeding en Kinesitherapie en dat was toen best te doen. Inmiddels zijn er jaarlijks zo’n 224 ombudsen aan de slag, en dat aantal zal wellicht nog toenemen. Studenten doen namelijk steeds vaker een beroep op de ombudsdienst. De drempel ligt duidelijk veel lager dan vroeger -wat natuurlijk geen slechte zaak is.”
De taak van de examenombuds begint nog vóór de examens: hij of zij moet er namelijk op toezien dat het examenrooster op een zo rechtvaardig mogelijke manier wordt opgesteld. Omdat examenroosters niet altijd even goed verenigbaar zijn met onverwachte griepjes of andere gevallen van heirkracht, worden er gewoonlijk ook nogal wat examens verplaatst, al dan niet à la dernière heure. Van Gerven: “De ombuds heeft wat dat betreft volledige autonomie, hij of zij beslist of er een gegronde reden is om een examen te verzetten of niet, en de prof in kwestie kan die beslissing niet aanvechten. De ombuds is dan ook liefst iemand die stevig in zijn schoenen staat, en al eens tegen een prof durft ingaan. Tegelijk moet het ook iemand zijn die dicht bij de studenten staat en hun vertrouwen geniet -zoals een jonge assistent bijvoorbeeld. Volgens het reglement moeten de studenten inspraak hebben bij de keuze van de ombuds. In sommige faculteiten wordt gevraagd naar suggesties, maar in andere gebeurt dat niet. Uiteindelijk wordt er wel over beslist in de faculteitsraad, en daarin zitten natuurlijk ook vertegenwoordigers van de studenten.”

Assertiever
De taak van examenombuds kan behoorlijk belastend zijn. Tot de perks van de job hoort onder meer op de meest onmogelijke momenten gebeld worden door overspannen studenten. Van Gerven: “De ombuds vervult ook de functie van eerstelijnsopvang, zeer zeker. Hij of zij is ook aanwezig tijdens de deliberatie, met de bedoeling de belangen van de studenten te verdedigen. Ombudsen hebben geen stemrecht, maar dus wel interventierecht. Daarnaast is het zijn of haar taak om te bemiddelen als er problemen zijn. Klachten of conflicten komen steeds vaker voor, omdat studenten veel assertiever zijn dan vroeger. Ze staan er op correct te worden behandeld, en reageren veel sneller als ze vinden dat dat niet het geval is. Geen slechte zaak eigenlijk, want op die manier krijgen wij te horen wat er eventueel misloopt, en hebben we de kans bij te sturen. Soms gebeuren er toch wel eens dingen die niet echt getuigen van veel zorg voor de student. Na een gesprek is de persoon in kwestie meestal wel bereid om te werken aan één of andere onhebbelijkheid. Examenombudsen verwijzen bij klachten of conflicten gewoonlijk vrij snel door naar de voorzitter van de examencommissie of naar mijzelf, omdat zoiets hun bevoegdheid en vermogen al gauw overstijgt. Voor een assistent is het niet evident om een prof op het matje te roepen.”

CK: Hoe gaat u in zo’n geval te werk?
“Vaak volstaat het om de student de kans te geven zijn gemoed te luchten, bij mij, of bij de voorzitter van de examencommissie, en eventueel een bepaald advies te geven. Maar als de student echt een klacht wil indienen, zijn er twee mogelijkheden. Ofwel wordt de klacht door mij ontvankelijk verklaard, ofwel niet. In het laatste geval kan de student dan nog een zaak inspannen bij de Raad van State. In het andere geval wordt er een interne procedure gestart, waarbij alle partijen gehoord worden, en er getracht wordt tot een overeenkomst te komen -dat is allemaal wettelijk zo geregeld. Zo kan er bijvoorbeeld beslist worden om opnieuw te delibereren. Is de student het niet eens met de uitslag van de interne procedure, dan kan hij alsnog naar de Raad van State stappen. Heel vaak gebeurt dat allemaal niet: er zijn misschien vijf of tien interne procedures per jaar -niet zoveel als je bedenkt dat 25.000 studenten elk jaar een tiental examens afleggen. En in de drie jaar dat ik coördinator Studentenbeleid ben, is het twee keer tot een zaak voor de Raad van State gekomen. Maar vroeger gebeurde zoiets dus vrijwel niét.”

Lage drempel
Studenten weten ook steeds vaker rechtstreeks de weg te vinden naar de coördinator Studentenbeleid zelf, ook buiten de examenperiode: “In een aantal gevallen zijn ze ook verplicht bij mij langs te komen. Bijvoorbeeld bij aanvragen om te trissen, of om gebruik te kunnen maken van de mogelijkheid om examens over het academiejaar te spreiden. We zouden daarnaast ook graag zien dat er per faculteit een laagdrempelig aanspreekpunt komt waar studenten terecht kunnen met de meest uiteenlopende problemen, bij wijze van eerstelijnshulp. Vooral voor eerstejaars lijkt dat zeer zinvol, maar zeker niet alleen voor hen. In de praktijk wordt die functie soms vervuld door de monitor, maar diens taak is het eigenlijk enkel om aan studiebegeleiding te doen. In een aantal faculteiten heeft men al zo’n aanspreekpersoon aangeduid, soms is dat de academisch secretaris, soms toch ook de monitor.”
“Om volledig te zijn, moet ik hier ook de Juridische Dienst en de Sociale Dienst vermelden, omdat zij soms ook een bemiddelende rol spelen. En alseen student bijvoorbeeld beslist om naar de Raad van State te stappen, kan hij bij de Juridische Dienst terecht voor onafhankelijk advies. De Sociale Dienst bemiddelt vaak met het thuisfront, wanneer de ouders bijvoorbeeld hun onderhoudsplicht niet langer willen nakomen. Het gaat uiteraard maar om enkele studenten per jaar, maar voor de betrokkenen maakt de tussenkomst vaak een ontzettend groot verschil.”

Professor Dirk Van Gerven, Voorzitter Studentenbeleid, Oude Markt 13, t (016)32 40 29, f (0 16)32 37 77; Juridische Dienst, Van Dalecollege, Naamsestraat 80, t (016)32 44 35, f (016)32 43 84; Sociale Dienst, Van Dalecollege, Naamsestraat 80, t (016)32 44 28, f (016)32 43 84.